Tehtävässä 2C piti etsiä jonkin työyhteisön sosiaalisen median käytön pelisääntöjä ja pohtia niitä. Löysin melko tuoreet 11.6.2019 julkaistut Tampereen yliopistollisen sairaalan julkaisemat oman työpaikkansa sosiaalisen median ohjeet. Ohjeet löytyvät osoitteesta https://www.tays.fi/fi-FI/Sairaanhoitopiiri/Hallinto_ja_paatoksenteko/Saannot_ja_ohjeet/Sosiaalisen_median_ohje(51946).

Julkaistujen sosiaalisen median pelisääntöjen keskeisin viesti on huomauttaa työntekijöitä, että sosiaalinen media on julkista ja sen käytössä tulee olla harkitsevainen. Pelisäännöillä halutaan myös luoda mielikuvaa asiakkaille, päättäjille ja medialle sekä näyttää kaikille ulospäin, mitkä ovat Pirkanmaan sairaanhoitopiirin linjaukset, tavoitteet ja pelisäännöt sosiaalisen median käytölle. Ohjeet on luotu yhteistyössä Tays:n verkkoviestinnän ohjausryhmän ja ohjausryhmän yhteistyönä sekä annettu lopulta Tays:n hallitukselle tiedoksi.

Ohjeissa halutaan esittää, mitkä ovat Tays:n viralliset viestintäkanavat ja nimimerkit sosiaalisessa mediassa. Ohjeissa myös ohjeistetaan työntekijöitä käyttämään harkintaa siinä, viestivätkö he sosiaalisessa mediassa yksityishenkilöinä vai Tays:n edustajina vähintäänkin epävirallisesti. Kaikki viittaukset Tays:iin tulkitaan esiintymisenä työnantajan edustajana. Ohjeissa huomautetaan myös lojaliteettivelvoitteesta, potilasturvallisuudesta, tilaturvallisuudesta kuvien julkaisuissa, tietoverkkojen kuormittumisesta, jos sosiaalista mediaa käytetään työnantajan koneilla ja työajan käytöstä. Ohjeissa tuodaan esille selkeästi, kuka on vastuullinen julkaisemaan Tays:a koskevia virallisia julkaisuita ja osallistumaan Tays:a koskeviin keskusteluihin verkossa. Se on viestintäpalvelut tai erikseen sovittava asiantuntija. Ohjeet ovat selkeästi Tays:n virallinen kanta sosiaalisesta mediasta ja työnantajan perehdytys sekä kaikille aina saatavilla oleva ohjeistus sosiaalisen median käytöstä. Ohjeisiin voidaan vedota myöhemmin mahdollisissa työntekijään kohdistuvissa kurinpidollisissa toimenpiteissä.

Minusta ohjeet ovat hyvät ja antavat Tays:n esimiehille eväät mahdollisten sosiaalisen median väärinkäytöstapausten ratkaisemiseen. Arvatenkin jotkut työntekijät ovat esittäneet sosiaalisessa mediassa työnantajaansa koskevia asioita joko julkisesti tai yksityisiksi luulemissaan ryhmissä. Osalla työntekijöistä on, kuten yrityksissä yleensä, kulunut työnantajalle kuuluvaa työaikaa henkilökohtaisen sosiaalisen median ylläpitoon. Ohjeistuksella halutaan luoda myös sille suitset. Ja varmasti on kyse potilasturvallisuudesta, jos sisäverkko kuormittuu turhasta nettisurffailusta eivätkä potilaskäyttöön tarkoitetut järjestelmät toimi osin sen takia jouhevasti. Myös potilaan ja työntekijän välinen luottamuksellinen suhde voi vaarantua, jos he alkavat esimerkiksi Facebook-kavereiksi.

Minusta ohjeet ovat osa työnantajan direktio-oikeutta. Niiden laatiminen on yrityksen/organisaation johdon vastuulla. Johto ei välttämättä itse luo niitä, mutta antaa niiden luomiseen ohjeet ja käy ne läpi sekä muokkaa niitä johtoryhmien/esimiesten kanssa. Ohjeistus on tultava ylimmiltä esimiehiltä, että niillä on painoarvoa läpi koko yrityksen arvoketjun. Ohjeistuksen on oltava sitova ylimmästä johdosta aina perustyöntekijöihin. Ohjeistuksissa tulee kertoa ensin, mikä on sosiaalisen median määritelmä, millaisia kanavia sieltä löytyy ja mitkä ovat yrityksen/organisaation käyttämät kanavat. Kuten Tays, ohjeissa olisi hyvä olla yrityksen/organisaation viralliset nimimerkit kussakin palvelussa, kuka/mikä osasto julkaisut tekee ja mikä on kunkin median käyttötarkoitus. Sen jälkeen on hyvä huomauttaa sosiaalisen median pitkästä muistista ja alhaisesta tietoturvasta. Julkaistu tieto voi lähteä leviämään kulovalkean tavoin vaikka tulostettuna ja uudelleen skannattuna. Oman laitteiston tietoturvasta on tärkeää muistuttaa. Sitten on hyvä huomauttaa rajanvedosta työnantajan edustajana esiintymisestä verrattuna yksityishenkilönä esiintymiseen. Julkaisuissa on käytettävä harkintaa. Kerran julkaistua voi olla vaikea saada pois. Jos muita henkilöitä mainitaan tai heistä on kuvia, on heiltä pyydettävä siihen lupa. Ja erittäin tärkeänä pitäisin työntekijän lojaliteettivelvollisuuden ja työajan käytön painotusta. Yritystä koskevia asioita tai kuvia ei saa julkaista avoimesti netissä ja sosiaalisen median käytölle työaikana on oltava työnantajan hyväksyntä sekä toiminnalle tarkoitus. Muuten kyseessä voi olla rikkomus, josta voi seurata jokin työnantajan taholta annettava seuraamus. Sosiaalisen median ohjeistuksesta on hyvä löytyä maininta myös jokaisen sovelluksen käyttäjäkohtaisten asetusten läpikäymisestä. Asetuksilla voidaan vaikuttaa siihen, kuinka julkisia julkaisut ja käyttäjätilit ovat. Viimeisenä asiana ohjeistuksessa voisi olla maininta siitä, että ohjeistus velvoittaa koko henkilöstöä. Myös esimiesten on ne omaksuttava, käytävä läpi työntekijöiden kanssa, käytettävä direktio-oikeuttaan valvoa sosiaalisen median ohjeistuksen noudattamista sekä perehdyttää ohjeet uusille työntekijöille.